Con l’emergenza Coronavirus (Covid-19), una delle principali preoccupazioni di governi e aziende è quella di contenere la sua diffusione. Pertanto una delle soluzioni adottate da molte imprese è quella dello ‘smart working’.

Per smart working si intende una modalità di lavoro senza vincoli orari o spaziali. In parole più semplici, un dipendente decide autonomamente quanto e dove lavorare, il che si traduce principalmente nello svolgere da casa le proprie mansioni.

Ora qui non esamineremo se questo metodo si sta rivelando o meno un giusto freno alla propagazione del virus.

Qui illustreremo, invece, le caratteristiche dello smart working:

• i suoi punti di forza;
• i suoi limiti;
• quali sono i comportamenti da tenere per farlo funzionare;
• alcuni software che ne aiutano la corretta organizzazione.

In questo periodo si sente parlare molto di smart working in relazione al Coronavirus, ma non è certo un metodo di lavoro che nasce oggi.

L’aumento dell’applicazione dello smart working da parte delle aziende è da attribuire ad una serie di fattori:

• proliferare delle tecnologie digitali;
• cambiamenti culturali;
• struttura orizzontale delle aziende, non più verticale.

Una delle componenti indispensabili affinché questo metodo di lavoro funzioni è la fiducia. Il datore di lavoro deve fidarsi dei suoi dipendenti concedendo loro maggiore flessibilità e questi ultimi devono a loro volta essere più responsabili e dimostrare di poter lavorare autonomamente.

Se il sistema funziona, la relazione dipendente-datore di lavoro ne esce rafforzata, assottigliando ulteriormente le distanze tra i ruoli; al contrario, qualora le responsabilità reciproche dei soggetti venissero meno, il normale svolgimento delle attività potrebbe subire arresti e, di conseguenza, il rapporto deteriorarsi.

In definitiva, lo smart working è in grado di responsabilizzare i lavoratori e aumentare il loro coinvolgimento. Inoltre, da non sottovalutare sono i benefici ambientali che derivano dal minor utilizzo dei mezzi di trasporto.

I principali aspetti negativi sono invece:

• maggior senso di solitudine del lavoratore;
• difficoltà nel gestire imprevisti;
• comunicazione più lenta e non immediata come quando si lavora a un metro di distanza;
• distrazioni derivanti dall’ambiente domestico;
• dimestichezza con le nuove tecnologie.

Proprio quest’ultimo punto è cruciale ai fini di un corretto funzionamento dello smart working. Per questo vi suggeriamo, a seguire, alcuni software in grado di migliorare la pianificazione del lavoro e la comunicazione:

• Trello: è un software disponibile sia per PC sia smartphone che consente di organizzare e gestire le attività;
• Servizi di cloud computing: sono software come Google Drive che permettono la memorizzazione e condivisione di progetti, lavori, file e quant’altro. Un “luogo” in cui conservare le proprie cose e a cui tutti possono accedere con un semplice clic;
• Skype: è un software che tutti conosciamo, estremamente semplice da utilizzare ma allo stesso tempo efficace. Puoi dar vita a veri e propri meeting in modo da scambiare direttamente opinioni con il tuo interlocutore;
• Servizi di desktop remoto per l’assistenza dei clienti: Teamviewer o AnyDesk. Sono degli strumenti che vengono in nostro aiuto quando dobbiamo fornire un’assistenza diretta sul pc dei nostri clienti;
• Servizi di messaggistica: Telegram, Slack. Questi software rispondono alla necessità di comunicare con il team e con i colleghi e tenere traccia delle comunicazioni. Il più completo è Slack, dove potete creare diversi canali a seconda dei soggetti coinvolti e salvare allegati.

Come abbiamo cercato di mettere in evidenza in questo intervento, lo smart working è una modalità di lavoro che presenta diversi benefici per dipendenti, datori di lavoro e clienti. E gli aspetti meno favorevoli possono essere facilmente sormontati con la giusta attitudine e applicazione. La tecnologia, infine, è in grado di offrire il giusto supporto per consentirci di coordinare tutte le attività con grande agevolezza.